Présentation projet

Transformation digitale

Direction des Finances de la Ville de Charleroi

~90 agents
sous notre responsabilité

685 M€
de budget à gérer

nov. 2023
début de mission

02

Ce que nous gérons

40 ans

Âge du mainframe à remplacer

685 M€

Budget que nous gérons

~200

Apps Windows de contournement

0

Reporting temps réel

La situation trouvée en arrivant

Mainframe monochrome de 40 ans, sans interface graphique
Tous les flux sur papier : achats, validations, archivage
400 agents en retard d'1 mois sur leur budget
Millions de créances perdues, faute de visibilité temps réel
Fin de support imminent, il faut agir maintenant

03

Pourquoi ce projet, et pourquoi maintenant ?

Deux forces se sont combinées pour rendre notre projet possible

L'urgence technique

Mainframe en fin de vie, plus de support
Aucune interopérabilité entre systèmes
~200 apps Windows de contournement à maintenir
Risque d'incident critique permanent
Coût de maintenance en hausse constante

Le portage politique

Le Bourgmestre porte le projet lui-même
Court-circuite les négociations internes
Légitimité institutionnelle forte pour avancer
Ligne directe : nous → DF → Bourgmestre
Un accélérateur décisif

04

Nos objectifs & le périmètre

Réduire les coûts

Économies de plusieurs millions €
sur 20 ans

Digitaliser nos flux

Mettre fin à nos processus
100 % papier

Avoir un reporting fiable

Temps réel + conformité vis-à-vis
de la tutelle régionale

Éliminer le risque opérationnel

Ne plus dépendre d'un mainframe
en fin de vie

05

Notre approche du projet

Notre posture

Chef de projet externe (indépendant), nous sommes arrivés en novembre 2023 avec une vision transversale et neutre du projet

Nous couvrons les dimensions : technique · organisationnelle · budgétaire · humaine

Ce que nous avons structuré dès notre arrivée

Cartographie complète du projet et du contexte existant

Analyse des risques, difficultés et points de blocage

Définition des objectifs et des jalons opérationnels

Construction d'une feuille de route réaliste

Identification de toutes les parties prenantes clés

Certaines données chiffrées du projet sont confidentielles. Nous ne pouvons pas toutes les partager.

06

Nos équipes : compétentes… mais sous-outillées

3

agents seulement gèrent

685 M€ de comptabilité générale

Master+

niveau d'études moyen

Masters et doctorats en droit

40 ans

d'habitudes de travail

entièrement calées sur le mainframe

Ce sur quoi nous pouvons nous appuyer

Experts : masters et doctorats en droit
Mémorisation visuelle parfaite des classeurs
Adaptations remarquables aux limites du système
Forte autonomie opérationnelle

Ce à quoi nous devons faire face

Maîtrise numérique limitée hors usage personnel
Excel basique, modélisation des flux difficile
Contournements = savoirs tacites fragiles
Changement vécu comme une menace

07

Les résistances que nous rencontrons

Ce que nous observons : c'est « comme passer du patin à roulettes à une capsule autonome » et nos équipes ne le réalisent pas encore

Maîtrise numérique très limitée

Excel basique, résistance souvent passive mais réelle

L'ampleur du changement est sous-estimée

Les agents ne réalisent pas encore l'ampleur du changement

Notre budget change management a été refusé

10 fournisseurs contre 2 internes : le changement sera forcé

Un obstacle actif : le directeur du budget

Maîtrise Excel et voit le projet comme une menace directe

08

Notre gouvernance, un atout majeur

Bourgmestre

Portage politique : il a initié le projet

Directeur financier

Notre interlocuteur direct : Direction des Finances

Nous, chef de projet

Pilotage opérationnel de la transformation

Ce que cette structure nous apporte

Ligne courte = nous prenons des décisions rapidement

Portage politique = personne ne peut bloquer le projet

Regard externe = nous ne sommes pas prisonniers des habitudes internes

Mission par tranches = nous pouvons ajuster notre stratégie en continu

Nos contrats sont renouvelés par tranches de 3 mois, reflet de la lenteur administrative du secteur public.

09

Nos prochaines étapes & enjeux

        
        Mi-septembre = le moment le plus critique pour la dynamique humaine de notre projet
      

C'est là que la résistance va se cristalliser ou se transformer en adhésion.

En cours

Nous sélectionnons notre fournisseur ERP

Appel d'offres, choix de la solution intégrée

Mi-sept. 2026

Début du déploiement

Le vrai test : notre première confrontation humaine à grande échelle

2026–2028

Déploiement progressif

Module par module en parallèle avec l'ancien système

1er jan. 2029

Mise en production

Coupure définitive, le mainframe de 40 ans est éteint

10

Ce que ce projet nous a appris

01

La résistance n'est pas de la mauvaise volonté

Surchargés et non accompagnés, pas des opposants

02

Sans portage politique, rien n'est possible

L'impulsion du Bourgmestre = légitimité décisive

03

Le changement forcé semble quasi inévitable

Sans budget change management, pas d'autre issue

04

Les savoirs tacites sont un risque invisible

Les adaptations informelles disparaîtront avec le nouveau système

Le vrai défi de notre mission est humain, avant d'être technique.